Как организовать эффективную работу с подрядчиками в IT на аутсорсе

Успех создания IT-продукта на аутсорсе зависит от экспертности исполнителя и вовлеченности заказчика в равной степени. Но не всегда клиенты понимают, какое влияние могут оказать на качество рабочих процессов в команде. Рассказываем, как добиться наилучшего результата от подрядчиков в сфере IT, и каких действий разработчики ждут от клиентов.

IT Test — это команда по разработке, тестированию и дизайну сложных отраслевых IT-решений в формате аутсорсинга и аутстаффинга. За 7 лет мы реализовали более 200 проектов, в том числе для таких гигантов, как Яндекс, Сбер, Тинькофф и Х5 Retail Group.

Пресейл

Пресейл — это знакомство и подготовка к совместной работе, где обе стороны закладывают основу для сотрудничества: клиент формирует ожидания от подрядчиков, делится идеями и видением проекта, а исполнитель составляет техническое задание, по которому будет вестись дальнейшая работа.

Постарайтесь четко сформулировать идею продукта до пресейла.

Это сократит издержки на организацию работы. Решите, какой вид продукта вы хотите сделать: например, мобильное приложение, сайт, CRM-систему или защищенное хранилище данных? От заказчика не требуется подробное ТЗ, достаточно референсов и примерного понимания, как продукт должен работать, чтобы избежать ситуации «ожидание-реальность».

Бывает, что заказчик не знает точно, чего хочет, — в таком случае команда помогает раскрутить идеи, консультирует и самостоятельно подбирает референсы. Даже банальные пожелания сделать интерфейс в определенном цвете, скруглить края у кнопок или скопировать функционал другого продукта сократят время работы аналитика и проджект-менеджера, а значит, приблизят срок релиза.

Не бойтесь озвучивать любые идеи…

Даже те, которые кажутся неуместными, странными или глупыми — они могут оказаться вполне рабочими. Проджект-менеджер вместе с командой рассмотрит любые гипотезы и предложит наилучший путь для их воплощения.

…и будьте готовы с ними попрощаться.

Не каждая прорывная на первый взгляд идея имеет потенциал. Вера в свои решения иногда сталкивается с суровой реальностью: сбор аналитики и тестирование минимально жизнеспособного продукта могут показать, что гипотеза не стоит инвестиций. Если от первоначальной задумки придется отказаться, команда разработки предложит более эффективную концепцию на основе исследований рынка, аудитории и трендов сферы. От клиента в таком случае потребуется уверенность в компетентности выбранного подрядчика и готовность к экспериментам.

Также бывает, что технически неподкованному заказчику кажется, что его идею можно воплотить легко и быстро, но качественный IT-продукт часто требует вложения большого количества ресурсов: интеллектуальных, временных и финансовых. Проджект-менеджер в ходе пресейла объяснит необходимость каждого решения, но перед обращением к аутсорсинговой команде важно сверить свои ожидания и возможности с реалиями рынка.

Знакомьтесь с командой ближе.

Доверие — важная часть сотрудничества, поэтому желание увидеть команду разработки на этапе пресейла абсолютно нормально. Далеко не все аутсорсинговые агентства практикуют такой подход, но эта опция бывает доступна в командах, где коммуникациям с заказчиками уделяется ключевое внимание. В IT Test ведущие специалисты могут подключаться к встречам и созвонам по запросу клиента.

Воспринимайте IT-подрядчиков как партнеров.

Сотрудничество в парадигме «рабочих рук» не так эффективно, как разделение ответственности с исполнителями за реализацию продукта. Мотивация увеличивается в разы, когда команда может полноценно применять свою экспертность и оказывать влияние на проект.

Разработка

После согласования ТЗ и подписания договора стартует процесс разработки. Кажется, что на этом этапе заказчик может отпустить поводья и ждать, пока команда выполнит оговоренные задачи, но это далеко не так — команда будет ждать от клиента активной вовлеченности.

Принимайте участие в жизни проекта.

Приходите на демонстрации промежуточных этапов разработки продукта, присоединяйтесь к созвонам и рабочим чатам. Не стесняйтесь просить о более частом взаимодействии и отчетах, если это необходимо. Когда клиент вовлечен, у команды горят глаза, потому что так разработчики понимают, что создают действительно нужный продукт.

Для некоторых клиентов IT — темный лес, а сформировать доверие сложно, если человек не понимает, что происходит с его продуктом. Это еще одна причина быть максимально вовлеченным в работу аутсорсинговой команды. Ответственный подрядчик будет готов буквально за руку вести клиента, чтобы он чувствовал себя уверенно среди незнакомой терминологии, строчек кода и технических решений.

Например, один из заказчиков IT Test участвовал в ежедневных созвонах команды, чтобы оставаться на одной волне с разработчиками. Благодаря этому он начал разбираться в инженерных аспектах и понял, как устроена «внутрянка» проекта, что усилило его доверие к специалистам.

Оперативно сообщайте об изменениях.

Не ждите, пока команда завершит работу, чтобы сообщить, что какую-то часть продукта стоило реализовать иначе. Озвучивайте новые идеи, даже если разработка стартовала — так процессы не успеют зайти слишком далеко, а вы сэкономите и время, и деньги.

Заказчик и исполнитель — отдельные участники проекта с разным опытом и пониманием результата, а для того, чтобы объединить несколько концептуальных видений и экспертность, существует техническое задание. Но даже согласованное ТЗ не гарантирует, что финальный продукт будет на 100% удовлетворять клиента, как минимум потому что разработчики не могут извлечь мысли из головы заказчика и пересадить в голову специалиста на своей стороне.

Бывают случаи, когда клиенты умалчивают пожелания, не приходят на промежуточные демонстрации продукта и не вовлекаются в работу. А когда дело идет к финалу, оказывается, что заказчик хотел другого. Не бойтесь вносить правки — это штатная ситуация, и команда обязательно найдет выход, чтобы вы получили именно тот продукт, который представляли.

Важно помнить, что любое недопонимание с аутсорсинговой командой можно решить, даже если это касается релиза, на который обе стороны потратили много времени и сил. Есть два способа прийти к соглашению. Первый — сказать «я передумал и хочу по-другому» и направить работу команды в новое русло. Второй — сказать «вы сделали неправильно» и создать конфликтную ситуацию.

Задача команды разработки в таких случаях — выяснить причины неудовлетворенности и предложить способы исправления. Задача клиента — присоединиться к поискам решения проблемы и причин, почему так произошло. Именно при объединении усилий рождаются лучшие продукты.

Будьте готовы придерживаться оговоренных с командой рамок.

Активный и вовлеченный клиент, который выдает жизнеспособные гипотезы — мечта IT-команды. Но иногда поток идей приходится сдерживать, чтобы проект не вышел за рамки бюджета и возможностей заказчика и подрядчика. Важно соблюдать баланс между адекватными границами и простором для творчества. При этом любая идея обязательно будет рассмотрена на возможность реализации.

Помните, что находить баги — это нормально.

Продукт — система переменчивая и зависящая от множества условий и факторов. Изменения в одной ее части нередко тянут за собой изменения в другой, и не всегда получается проследить связи до того, как об этом команде сообщит какой-либо баг.

Баги — это не плохо. Плохо, когда они попадают в релиз продукта, но если баг обнаруживается на этапе разработки, то это естественный процесс отладки тонко настроенного механизма.

Поддерживайте дружелюбную атмосферу в команде.

Большое влияние на процесс работы с командой на аутсорсе оказывают дружелюбные отношения и прозрачная, честная коммуникация. IT-подрядчик — это соратник и партнер клиента по реализации проекта, который хочет того же, что и заказчик: запустить качественный продукт, который решит проблемы пользователей и принесет владельцу прибыль. Для того, чтобы достигнуть этой цели, обе стороны должны быть открыты друг другу — на этом постулате строятся самые эффективные и продуктивные команды.